Last updated: July 28, 2026
Quick Answer: Für Remote-Teams in Deutschland und der EU ist eine DSGVO-konforme Arbeitszeiterfassung seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der Konkretisierung durch das Bundesarbeitsgericht 2022 rechtlich verpflichtend. Open-Source-Tools wie Kimai, OpenProject und Clockify (Self-Hosted) bieten datenschutzkonforme Lösungen, die sich selbst hosten lassen und damit die Kontrolle über Mitarbeiterdaten vollständig beim Unternehmen belassen.
Key Takeaways
- Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland für alle Arbeitgeber, auch bei vollständig remote arbeitenden Teams.
- DSGVO-Konformität erfordert, dass Zeiterfassungsdaten auf EU-Servern oder eigener Infrastruktur gespeichert werden.
- Self-Hosting ist die sicherste Option für den Datenschutz, erfordert aber technisches Know-how oder einen IT-Dienstleister.
- Kimai ist das meistgenutzte Open-Source-Zeiterfassungstool für KMU in der DACH-Region, kostenlos und vollständig selbst hostbar.
- OpenProject eignet sich besser für Teams, die Zeiterfassung und Projektmanagement kombinieren wollen.
- Die Einführung scheitert häufig nicht an der Technik, sondern an fehlender Kommunikation mit dem Team.
- Zeiterfassungsdaten können per CSV, JSON oder API in Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV exportiert werden.
- Arbeitszeiterfassung bedeutet nicht automatisch Überwachung, wenn sie transparent und zweckgebunden eingesetzt wird.
Was ist Arbeitszeiterfassung und warum brauchen Remote-Teams das?
Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Für Remote-Teams ist sie aus zwei Gründen besonders relevant: rechtliche Pflicht und praktische Notwendigkeit bei fehlender physischer Präsenz.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten. Das gilt unabhängig davon, ob das Team im Büro oder vollständig remote arbeitet. Wer das ignoriert, riskiert Bußgelder und Haftungsrisiken bei Überstundenstreitigkeiten.
Für Remote-Teams kommt hinzu: Ohne gemeinsamen Arbeitsort gibt es keine natürliche Kontrolle über Arbeitszeiten. Das schützt nicht nur den Arbeitgeber, sondern auch Mitarbeiter vor unbezahlten Überstunden. Ein gut eingeführtes System schafft Vertrauen auf beiden Seiten.
Wer es besonders braucht:
- Teams mit Mitgliedern in verschiedenen Zeitzonen
- Unternehmen mit Stundenabrechnung gegenüber Kunden
- Arbeitgeber, die Überstunden korrekt vergüten oder ausgleichen wollen
- Alle Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter in Deutschland (nach aktuellem Rechtsstand)
Welche Open-Source-Tools für Arbeitszeiterfassung gibt es?
Es gibt mehrere ausgereifte Open-Source-Lösungen, die sich für Remote-Teams eignen. Die drei relevantesten für den deutschsprachigen Raum sind Kimai, OpenProject und Wekan (mit Zeiterfassungs-Plugin).
Kimai
Kimai ist eine spezialisierte Zeiterfassungssoftware, die in PHP entwickelt wurde und unter der MIT-Lizenz steht. Sie lässt sich auf jedem Standard-Webserver installieren und bietet Projektverwaltung, Kundenabrechnung und Berichterstellung. Die Community ist aktiv, die Dokumentation auf Deutsch verfügbar.
OpenProject
OpenProject ist primär ein Projektmanagement-Tool, das aber eine vollwertige Zeiterfassungsfunktion enthält. Es eignet sich für Teams, die Zeiterfassung direkt mit Aufgaben und Meilensteinen verknüpfen wollen. Die Community Edition ist kostenlos und selbst hostbar.
Wekan
Wekan ist ein Kanban-Board-Tool ähnlich Trello. Mit entsprechenden Erweiterungen lässt sich Zeiterfassung integrieren, aber es ist keine native Funktion. Für reine Zeiterfassung ist Wekan keine erste Wahl.
Weitere Optionen:
- Clockify (kostenlose Self-Hosted-Version verfügbar, aber primär SaaS)
- Traggo (leichtgewichtiges Tag-basiertes Zeiterfassungstool, vollständig Open Source)
- Timetagger (Python-basiert, sehr einfach zu hosten)
Kimai vs. OpenProject vs. Wekan für Zeiterfassung: Welches Tool ist besser?
Kimai ist für reine Zeiterfassung die beste Wahl. OpenProject gewinnt, wenn Projektmanagement und Zeiterfassung in einem System vereint werden sollen. Wekan ist für Zeiterfassung nicht empfehlenswert.
| Kriterium | Kimai | OpenProject | Wekan |
|---|---|---|---|
| Primärer Fokus | Zeiterfassung | Projektmanagement + Zeit | Kanban-Board |
| Self-Hosting | Ja (einfach) | Ja (Docker empfohlen) | Ja |
| DSGVO-Eignung | Sehr gut | Sehr gut | Bedingt |
| Lernkurve | Niedrig | Mittel | Niedrig |
| Kosten (Self-Hosted) | Kostenlos | Kostenlos (Community) | Kostenlos |
Entscheidungsregel: Wähle Kimai, wenn du ein schlankes, fokussiertes Zeiterfassungssystem willst. Wähle OpenProject, wenn dein Team bereits Aufgaben und Projekte digital verwaltet und Zeiterfassung direkt daran knüpfen soll.
Wie stelle ich sicher, dass mein Zeiterfassungstool DSGVO-konform ist?
Ein Tool ist DSGVO-konform, wenn personenbezogene Daten (Arbeitszeiten sind solche) nur zweckgebunden erhoben, sicher gespeichert und nicht ohne Rechtsgrundlage an Dritte weitergegeben werden. Bei Self-Hosted-Lösungen liegt die Verantwortung vollständig beim Unternehmen.
Checkliste für DSGVO-Konformität:
- Rechtsgrundlage dokumentieren: Arbeitszeiterfassung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht) oder einem Arbeitsvertrag. Das sollte im Verarbeitungsverzeichnis festgehalten sein.
- Datensparsamkeit sicherstellen: Nur erfassen, was nötig ist. Standortdaten oder Screenshots sind für die Zeiterfassung nicht erforderlich und datenschutzrechtlich problematisch.
- Zugriffsrechte einschränken: Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Daten. Nur HR und direkte Vorgesetzte haben Zugriff auf Berichte.
- Löschfristen festlegen: Zeiterfassungsdaten müssen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in Deutschland in der Regel 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise, bis zu 10 Jahre für steuerrelevante Daten) gelöscht werden.
- Betriebsrat einbinden: Falls vorhanden, ist eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung Pflicht.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Bei SaaS-Lösungen mit externem Hosting zwingend erforderlich. Bei Self-Hosting entfällt das, sofern kein externer Dienstleister die Server betreibt.
Kann ich Arbeitszeiterfassung selbst hosten und ist das sicherer?
Self-Hosting bedeutet, dass die Software auf eigenen Servern oder einem gemieteten Server in der EU läuft. Das ist aus DSGVO-Sicht die sicherste Option, weil keine Daten an externe Anbieter übertragen werden.
Voraussetzungen für Self-Hosting:
- Ein Linux-Server (VPS ab ca. 5-10 EUR/Monat bei Anbietern wie Hetzner oder Netcup in Deutschland)
- Grundkenntnisse in der Server-Administration oder ein IT-Dienstleister
- Regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates
Kimai lässt sich auf einem einfachen LAMP-Stack (Linux, Apache, MySQL, PHP) installieren. OpenProject wird offiziell als Docker-Container bereitgestellt, was die Installation erheblich vereinfacht.
Speicherbedarf: Ein selbstgehostetes Kimai für ein Team von 20 Personen benötigt weniger als 1 GB Speicherplatz für die Datenbank, selbst nach mehreren Jahren. Die Serveranforderungen sind minimal.
Wann Self-Hosting sinnvoll ist: Bei Teams mit vorhandener IT-Infrastruktur, bei Unternehmen mit besonders sensiblen Kundenprojekten oder bei Organisationen, die keine Daten an US-amerikanische Cloud-Anbieter übertragen wollen.
Welche Datenschutzprobleme gibt es bei Zeiterfassungstools?
Das größte Datenschutzproblem bei Zeiterfassungstools ist der Missbrauch zur Leistungsüberwachung. Zeiterfassung erfasst, wann jemand arbeitet, nicht wie produktiv er ist. Werden daraus Schlüsse über Arbeitsverhalten gezogen, ohne das transparent zu kommunizieren, verstößt das gegen das Gebot der Zweckbindung.
Häufige Datenschutzprobleme:
- Drittland-Transfers: Viele SaaS-Tools speichern Daten auf US-Servern. Das ist nach dem Schrems-II-Urteil des EuGH (2020) ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen problematisch.
- Fehlende Transparenz: Mitarbeiter wissen nicht, wer ihre Daten einsieht.
- Übermäßige Datenerhebung: Manche Tools erfassen Standort, Screenshots oder Tastaturaktivität. Das ist für bloße Arbeitszeiterfassung unverhältnismäßig.
- Keine Löschkonzepte: Daten werden unbegrenzt gespeichert.
Wichtig: Zeiterfassung ohne Überwachungscharakter ist möglich und rechtlich unbedenklich. Der Unterschied liegt in der Konfiguration und der internen Kommunikation.
Kostet Arbeitszeiterfassungssoftware Geld oder gibt es kostenlose Optionen?
Für Self-Hosted-Open-Source-Tools fallen keine Lizenzkosten an. Die einzigen Kosten sind Serverkosten und gegebenenfalls Einrichtungsaufwand.
- Kimai: Vollständig kostenlos (MIT-Lizenz). Kimai Cloud (gehostete Version) kostet ab ca. 10 EUR/Monat.
- OpenProject Community: Kostenlos. Enterprise-Funktionen kosten extra.
- Timetagger: Kostenlos (Self-Hosted), gehostete Version ab ca. 4 EUR/Monat pro Nutzer.
Für ein kleines Remote-Team (bis 10 Personen) lässt sich eine vollständig kostenlose, DSGVO-konforme Lösung aufbauen, wenn jemand im Team die Servereinrichtung übernehmen kann.
Wie implementiere ich ein Open-Source-Zeiterfassungstool im Team?
Die Implementierung gelingt in fünf Schritten. Technisch ist die Installation in der Regel der einfachste Teil. Das eigentliche Hindernis ist die Akzeptanz im Team.
Schritt-für-Schritt-Implementierung:
- Anforderungen klären: Welche Projekte und Kunden sollen erfasst werden? Wer braucht welche Berichte?
- Tool auswählen und installieren: Für die meisten Teams empfehle ich Kimai als Einstieg. Die offizielle Dokumentation führt durch die Installation in unter einer Stunde.
- Team informieren und einbinden: Erkläre den Zweck der Erfassung. Zeige, dass keine Leistungsüberwachung stattfindet. Hole Feedback ein.
- Betriebsrat einbinden (falls vorhanden): Eine Betriebsvereinbarung schützt alle Seiten.
- Testphase starten: Zwei bis vier Wochen mit einem Pilotteam, dann ausrollen.
Häufiger Fehler: Das Tool wird eingeführt, ohne dass die Mitarbeiter verstehen, wofür die Daten genutzt werden. Das erzeugt Misstrauen und führt zu lückenhafter Erfassung.
Für wen ist Open-Source-Zeiterfassung sinnvoll und für wen nicht?
Open-Source-Zeiterfassung ist sinnvoll für technisch versierte Teams, KMU mit IT-Ressourcen und Unternehmen mit hohem Datenschutzbedarf. Sie ist weniger geeignet für Unternehmen ohne jegliche IT-Kompetenz oder für Teams, die eine vollständig betreute SaaS-Lösung mit Support benötigen.
Geeignet für:
- Agenturen und Beratungsunternehmen mit Kundenprojekten
- Entwicklerteams, die ohnehin eigene Server betreiben
- Unternehmen, die Kosten für Lizenzgebühren sparen wollen
- Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen (z.B. Gesundheitsbranche, Rechtsanwaltskanzleien)
Weniger geeignet für:
- Unternehmen ohne IT-Personal und ohne Budget für einen IT-Dienstleister
- Teams, die eine mobile App mit Push-Benachrichtigungen und umfangreichem Support benötigen
- Unternehmen, bei denen Zeiterfassung in eine komplexe HR-Software integriert werden muss
Kann ich Zeiterfassungsdaten exportieren und in andere Systeme integrieren?
Ja. Alle genannten Open-Source-Tools bieten CSV-Export und die meisten auch eine REST-API. Damit lassen sich Daten in Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV, Lexware oder SAP übertragen.
Kimai API: Vollständige REST-API mit Swagger-Dokumentation. Daten lassen sich automatisiert abrufen und in andere Systeme einspeisen.
OpenProject: Bietet ebenfalls eine API und unterstützt den Export von Zeitberichten als CSV oder XLS.
Praktischer Tipp: Für die DATEV-Integration gibt es Community-Plugins für Kimai. Wer DATEV nutzt, sollte vor der Einführung prüfen, ob ein passendes Plugin verfügbar ist oder ob ein eigenes Exportformat konfiguriert werden muss.
Häufige Fehler bei der Einführung von Arbeitszeiterfassung vermeiden
Der häufigste Fehler ist die fehlende Kommunikation. Teams, die nicht verstehen, warum Arbeitszeiten erfasst werden, empfinden das als Kontrolle und erfassen unvollständig oder widerwillig.
Weitere typische Fehler:
- Zu viele Projekte und Kategorien von Anfang an: Starte mit einer einfachen Struktur und erweitere sie nach Bedarf.
- Keine klare Verantwortlichkeit: Wer pflegt das System? Wer überprüft, ob Einträge vollständig sind?
- Fehlende Backups: Self-Hosted-Systeme brauchen automatisierte Backups. Ein Datenverlust kann bei Lohnstreitigkeiten schwerwiegende Folgen haben.
- Tool ohne Betriebsrat-Zustimmung einführen: Das kann zur Unwirksamkeit der Betriebsvereinbarung führen.
- Zeiterfassung mit Produktivitätskontrolle verwechseln: Wer Screenshots oder Aktivitätsprotokolle erfasst, braucht eine andere Rechtsgrundlage und riskiert erhebliche Datenschutzverstöße.
FAQ
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland für Remote-Teams Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Das gilt für alle Betriebe, unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter.
Was ist der Unterschied zwischen Open-Source- und proprietären Zeiterfassungstools?
Open-Source-Tools können kostenlos genutzt, modifiziert und selbst gehostet werden. Proprietäre Tools wie Toggl oder Harvest sind SaaS-Dienste mit monatlichen Kosten und externer Datenspeicherung, was DSGVO-Compliance erschwert.
Muss ich für Kimai zahlen?
Nein. Kimai ist unter der MIT-Lizenz kostenlos. Kosten entstehen nur für den Server-Hosting oder wenn du die kostenpflichtige Cloud-Version nutzt.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
In Deutschland müssen Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Für steuerrelevante Daten gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren.
Kann ich Kimai auf einem Shared Hosting betreiben?
Ja, wenn PHP und MySQL verfügbar sind. Für Teams ab 10 Personen empfiehlt sich jedoch ein eigener VPS für bessere Performance und Kontrolle.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei Self-Hosting?
Nicht mit dem Tool-Hersteller. Aber wenn ein externer IT-Dienstleister die Server betreibt, ist ein AVV mit diesem Dienstleister erforderlich.
Funktioniert Kimai auch auf dem Smartphone?
Ja. Kimai hat eine mobile-responsive Weboberfläche und es gibt Community-Apps für iOS und Android.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, die Zeit zu erfassen?
Alle genannten Tools erlauben nachträgliche manuelle Einträge. Das ist datenschutzrechtlich unbedenklich, solange die Einträge als manuell gekennzeichnet werden.
Kann Arbeitszeiterfassung anonym erfolgen?
Nein. Arbeitszeiterfassung ist personenbezogen, weil sie einem bestimmten Arbeitsverhältnis zugeordnet sein muss. Eine vollständige Anonymisierung würde den rechtlichen Zweck aufheben.
Wie viel Speicherplatz braucht Kimai für 20 Nutzer nach einem Jahr?
Erfahrungsgemäß (basierend auf typischen Nutzungsmustern) unter 500 MB für die Datenbank. Die Anforderungen sind minimal.
Fazit: Arbeitszeiterfassung für Remote-Teams richtig aufsetzen
Die Arbeitszeiterfassung für Remote-Teams ist keine optionale Verwaltungsaufgabe, sondern eine rechtliche Pflicht mit konkreten Datenschutzanforderungen. Open-Source-Tools wie Kimai und OpenProject bieten eine kosteneffiziente, DSGVO-konforme Alternative zu teuren SaaS-Lösungen, vorausgesetzt, sie werden korrekt eingerichtet und betrieben.
Konkrete nächste Schritte:
- Prüfe, ob in deinem Unternehmen bereits ein Betriebsrat besteht, und kläre die Mitbestimmungspflicht.
- Entscheide, ob Self-Hosting oder eine gehostete Lösung besser zu deinen IT-Ressourcen passt.
- Teste Kimai in einer lokalen Umgebung oder auf einem günstigen VPS, bevor du das gesamte Team einbindest.
- Dokumentiere den Verarbeitungszweck im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
- Kommuniziere offen mit dem Team über Zweck, Umfang und Zugriffsrechte der Zeiterfassung.
Wer diese Schritte konsequent umsetzt, hat nicht nur eine rechtssichere Lösung, sondern auch ein System, das das Vertrauen im Remote-Team stärkt statt es zu untergraben.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21
- EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, Rs. C-55/18 (CCOO ./. Deutsche Bank)
- Kimai offizielle Dokumentation: https://www.kimai.org/documentation/
- OpenProject Community Edition: https://www.openproject.org/de/
- Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), DSGVO-Leitfaden für Arbeitgeber, 2021
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